Prüfungsplanung & Prüfungsverfahren

Die GPA plant die jährlich anstehenden Prüfungen primär entsprechend des gesetzlich vorgegebenen Prüfungsturnus. Gemäß § 114 Abs. 3 GemO soll die Prüfung innerhalb von 4 Jahren nach Ende des Haushaltsjahres unter Einbeziehung sämtlicher vorliegender Jahresabschlüsse, Gesamtabschlüsse und Jahresabschlüsse der Eigenbetriebe, Sonder- und Treuhandvermögen vorgenommen werden. Dies ergibt, unter Einbeziehung weiterer Eckpunkte der Prüfungsplanung, einen Regelprüfungsturnus von 4 bis 5 Jahren. Auf begründeten Wunsch der Kommunen kann der Turnus ausnahmsweise verkürzt oder verlängert werden. Die Prüfungsplanung beinhaltet auch inhaltliche Aspekte. Hierzu zählen insbesondere:

• Bedeutung und Aktualität besonderer Prüfungsthemen
• Feststellungen des vorangegangenen Prüfungszeitraums von besonderem Gewicht
• Ereignisse im Prüfungszeitraum, die sich auf die Prüfungsthemen inhaltlich auswirken können
• Risikoorientierter Prüfungsansatz, d.h. die Prüfung setzt Schwerpunkte und erfolgt in Stichproben (§ 1 Abs. 2 Satz 3 i.V.m. § 3 Abs. 1 GemPrO)

Die Prüfung selbst, d.h. der konkrete Prüfungsansatz (welche Schwerpunkte und Stichproben werden gewählt?), die Art und Weise der Prüfung (welche Quellen werden geprüft?) und der Umfang der Prüfung (wie tief wird geprüft?) liegt dann, unter Berücksichtigung der Planungsdaten, letztlich in der Gesamtverantwortung der Prüfungsleiter/in vor Ort.

Das Prüfungsverfahren ist in seinen Eckpunkten in § 114 GemO und § 18 GemPrO geregelt.

• Die Prüfung erfolgt vor Ort (soweit vorhanden, in enger Abstimmung mit den örtlichen Rechnungsprüfungsämtern) und im Innendienst. In der Regel sind mindestens 2 Prüfende in einer Prüfung tätig, in großen Kommunen sind es regelmäßig mehr.
• Vor der Fertigstellung des Prüfungsberichts wird das Prüfungsergebnis in seinen relevanten Belangen mit der Kommune besprochen. In der Regel erfolgt das in einer „abschließenden Unterrichtung“ der Verwaltung durch das Prüfungsteam; bei größeren Prüfungen oder bei besonderen Umständen kann auch eine „Schlussbesprechung“ durchgeführt werden, zu der die Verwaltung die politischen Vertreter der Kommune hinzuziehen kann (die GPA begrüßt dies ausdrücklich) und zu der die jeweilige Rechtsaufsichtsbehörde eingeladen wird.
• Der schriftliche Prüfungsbericht enthält Anstände, Feststellungen und Hinweise in unterschiedlicher Qualität und Intensität. Eine Mehrfertigung des Berichts erhält die Rechtsaufsichtsbehörde.
• Die Verwaltungsleitung hat den Gemeinderat über den wesentlichen Inhalt des Prüfungsberichts zu unterrichten (der Prüfungsbericht enthält zu diesem Zweck eine Zusammenfassung der wesentlichen Prüfungsergebnisse) und jedem Mitglied des Gemeinderats Einsicht in den Prüfungsbericht zu gewähren.
• Die Kommune muss zu den wesentlichen Feststellungen des Prüfungsberichts („Feststellungen über wesentliche Anstände“) in einer von der GPA festgesetzten Frist Stellung nehmen und mitteilen, ob den Feststellungen Rechnung getragen ist.
• Die GPA bewertet diese Stellungnahme gegenüber der Rechtsaufsichtsbehörde und macht einen Abschlussvorschlag.
• Die Rechtsaufsichtsbehörde schließt das Verfahren mit einer abschließenden Verfügung (uneingeschränkt oder eingeschränkt). Im Prinzip hat sie auch die Möglichkeit, Rechtsaufsichtsmaßnahmen zu verfügen; zum Glück ist das aber nur in den seltensten Fällen erforderlich.